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周密计划与详细方案会议筹备是高级别会议搭建的第一步，也是最关键的一步。会议方案的制定需要全面考虑会议的各个方面，包括会议名称、时间、地点、规模、内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫以及工作班子组成及职责分工等
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